Quy trình làm thủ tục giấy tờ (Việt Nam)#

⚠️ Đây là tài liệu SOP tham khảo cho nội bộ, không phải ý kiến chính thức/pháp lý

Quy trình, đầu mối phụ trách và giấy tờ cần chuẩn bị có thể thay đổi, mỗi tỉnh mỗi khác, luôn lấy thông tin chính thức làm chuẩn. Chỗ nào ghi "chờ bổ sung" thì nhờ bạn nào đã làm thực tế bổ sung giúp. Lần kiểm tra gần nhất: 2026-07.

Định dạng mỗi mục: giấy tờ cần chuẩn bị → quy trình → thời gian/thời hạn → lưu ý → đầu mối nội bộ.

1. Giấy phép lao động ＋ Thẻ tạm trú (người nước ngoài làm việc dài hạn・quy trình đầy đủ)#

Giấy phép lao động → Visa lao động → Thẻ tạm trú là một chuỗi liền mạch.

Góc nhìn người nộp hồ sơ ở Đài Loan・hai lần sang Việt Nam

Giai đoạn	Địa điểm	Thời gian dự kiến
① Lần 1 sang Việt Nam: nộp hồ sơ ＋ khám sức khoẻ	Việt Nam	Khoảng 1 tuần (khám sức khoẻ 3–5 ngày làm việc, xong có thể về Đài Loan)
② Chờ giấy phép lao động ở Đài Loan	Đài Loan	10–15 ngày làm việc
③ Chờ cấp visa lao động	Đài Loan	7–10 ngày (đến văn phòng đại diện Việt Nam tại Đài Loan lấy visa)
④ Lần 2 sang Việt Nam: ký hợp đồng ＋ làm thẻ tạm trú	Việt Nam	Khoảng 2–3 tuần (phải ở lại Việt Nam suốt quá trình)

① Mang theo lý lịch tư pháp sang Việt Nam, đi khám sức khoẻ.
④ Nhập cảnh bằng visa lao động → ký hợp đồng lao động (công ty giữ, làm căn cứ lương/bảo hiểm xã hội) → đăng ký tạm trú (có thể nhờ khách sạn đang ở hỗ trợ) → khoảng 2 tuần nhận được thẻ tạm trú.
⚠️ Trong thời gian làm thẻ tạm trú không được xuất cảnh: quá trình này phải nộp "hộ chiếu bản gốc có dán visa", nên không thể ra khỏi Việt Nam.

🏥 Khám sức khoẻ (phòng khám gợi ý)

CarePlus International Clinic Địa chỉ: 66 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Sài Gòn, Hồ Chí Minh Chi phí khám: 2,000,000 VND (thanh toán trực tiếp cho phòng khám, có thể quẹt thẻ)

Các bước làm và số ngày phía Việt Nam

Xin tài khoản/mật khẩu với Sở Lao động ＋ báo cáo nhu cầu tuyển dụng lao động → khoảng 5 ngày.
Làm giấy phép lao động (cần khám sức khoẻ, lý lịch tư pháp, v.v.) → tính từ lúc nộp đủ hồ sơ hợp lệ 15–20 ngày làm việc.
Xin công văn nhập cảnh → sau khi nộp hồ sơ hợp lệ 10 ngày làm việc.
Làm thẻ tạm trú → sau khi nộp hồ sơ hợp lệ 10 ngày làm việc.

Giấy tờ cần chuẩn bị: lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ, giấy tờ chứng minh học vấn/kinh nghiệm, hộ chiếu (thời hạn còn > 2 năm); giấy tờ tiếng nước ngoài cần hợp pháp hoá lãnh sự ＋ dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Lưu ý

⚠️ Trong thời gian làm thẻ tạm trú không được xuất cảnh (hộ chiếu bản gốc có dán visa đang nộp).
⚠️ Thuế thu nhập cá nhân: ở Việt Nam đủ 183 ngày trong một năm thì là đối tượng cư trú thuế (áp thuế suất cư trú); chưa đủ 183 ngày là đối tượng không cư trú, phải nộp 20% PIT trên tổng lương (tự chịu), chi tiết hỏi kế toán.

Thời gian/thời hạn: giấy phép lao động tối đa 2 năm, có thể gia hạn một lần thêm tối đa 2 năm (Decree 219/2025); thời hạn thẻ tạm trú đi theo giấy phép lao động.

Đầu mối nội bộ: đầu mối phụ trách chờ điền

2. Các App người nước ngoài hay dùng (VNeID / eTax / VSSID)#

Người nước ngoài làm việc dài hạn ở Việt Nam, sau khi làm xong thẻ tạm trú thường dùng ba App chính thức này; cả ba đều có thể đăng nhập liên kết bằng tài khoản VNeID.

🪪 VNeID — tài khoản định danh điện tử cho người nước ngoài (Mức 2 / Level 2)#

VNeID là "siêu App" định danh số chính thức của Bộ Công an Việt Nam. Người nước ngoài đăng ký tài khoản định danh điện tử, chia làm hai mức; người cư trú dài hạn cần làm Mức 2 (Level 2) — đầy đủ chức năng nhất, phần lớn dịch vụ công trực tuyến đều yêu cầu mức này.

Đây là gì / khác biệt hai mức

Mức 1 (Level 1): định danh số cơ bản (chỉ định danh ở mức cơ bản).
Mức 2 (Level 2): định danh số đầy đủ, mới dùng được phần lớn dịch vụ công trực tuyến; người nước ngoài làm trực tiếp tại quầy, nếu TRC có chip thì thường được cấp thẳng Level 2 (TRC cấp từ năm 2023 trở đi đều là thẻ có chip).

Ai được làm

Người nước ngoài cư trú dài hạn phải có TRC (thẻ tạm trú) còn hiệu lực (theo Circular 17/2024, mở từ 2025-07-01).
Visa ngắn hạn (du lịch / công tác / e-visa) không được làm.

Làm thế nào (không làm online được, phải đích thân đến quầy)

Đích thân đến cơ quan công an / quản lý xuất nhập cảnh nộp hồ sơ tại quầy (mang hộ chiếu ＋ TRC).
Thu thập hình ảnh khuôn mặt ＋ vân tay tại chỗ, đối chiếu với cơ sở dữ liệu xuất nhập cảnh quốc gia, xác nhận đồng ý ngay tại chỗ.
Kết quả báo qua App / điện thoại / Email: nếu cơ sở dữ liệu đã có ảnh và vân tay thì khoảng 3 ngày làm việc, nếu chưa thì khoảng 7 ngày làm việc.

Làm xong thì dùng để làm gì

Lưu thẻ cư trú điện tử và các văn bản pháp lý.
Làm thủ tục hành chính / dịch vụ công trực tuyến, khai báo lưu trú.
Mở tài khoản ngân hàng và xác minh danh tính KYC (các ngân hàng lớn ở Việt Nam).
Làm thủ tục ở sân bay nội địa, xác minh danh tính khi giao dịch bất động sản.
Dùng làm liên kết đăng nhập cho eTax, VSSID (xem bên dưới).

💰 eTax Mobile — thuế cá nhân (Tổng cục Thuế)#

Công dụng với người nước ngoài: tra mã số thuế cá nhân, tra lịch sử khai thuế điện tử, tra số phải nộp/đã nộp, khai thuế thu nhập cá nhân (PIT) trực tuyến.
Điểm chính: từ 2025-07-01 người nước ngoài vẫn dùng mã số thuế 10 số riêng (không phải số căn cước); ai đủ 183 ngày hoặc có thu nhập tại Việt Nam thì phải làm mã số thuế.
Đăng nhập: có thể đăng nhập bằng VNeID, hoặc tự đăng ký rồi mang giấy tờ đến cơ quan thuế để xác minh.

🏥 VSSID — bảo hiểm xã hội/bảo hiểm y tế (BHXH Việt Nam)#

Công dụng với người nước ngoài: tra lịch sử đóng và quyền lợi bảo hiểm xã hội/bảo hiểm y tế/bảo hiểm thất nghiệp, thẻ bảo hiểm y tế điện tử ngay trong App (đi khám không cần mang thẻ giấy, khám ở cơ sở công lập được chi trả khoảng 80–100%).
Điểm chính: từ 2025-07-01 người lao động nước ngoài bắt buộc tham gia bảo hiểm; App hỗ trợ đa ngôn ngữ (có tiếng Anh).
Đăng nhập: bằng mã số bảo hiểm xã hội, hoặc dùng VNeID.

💡 Thứ tự kích hoạt gợi ý

Làm xong thẻ tạm trú (TRC) → làm VNeID (Level 2) → dùng VNeID liên kết đăng nhập eTax, VSSID.

Nguồn: Vietnam Briefing e-ID cho người nước ngoài · eTax Mobile mã số thuế cho người nước ngoài · VssID (ISSA)

3. Visa / gia hạn visa#

Chờ bổ sung (mình soạn nháp → team xác nhận)

Visa công tác DN, e-visa, gia hạn/chuyển đổi visa trong nước.

4. Thành lập công ty / đăng ký kinh doanh#

Chờ bổ sung

5. Mã số thuế / hoá đơn#

Chờ bổ sung

6. Mở tài khoản ngân hàng#

Chờ bổ sung (cần TRC)