Bỏ qua

Quy trình làm việc (SOP)#

Cùng một quy trình, hai cách tiếp cận: xem "Tổng quan quy trình" để hiểu cả dự án chạy thế nào; xem từng phần theo vị trí công việc để nắm rõ trách nhiệm và tiêu chuẩn của mình. Tiến độ sản xuất của mỗi video được ghi ở tab "Tiến độ sản xuất" trong file "Kịch bản + Lịch đăng" của khách hàng đó; ngày mùng 5 mỗi tháng điền kết quả về CRM (tự động tính KPI/thưởng). SOP nói rõ ở mỗi giai đoạn "ai làm, tiêu chuẩn gì, thời hạn nào".

Tổng quan quy trình (Phát triển khách hàng → Báo cáo tháng)#

Giai đoạn nhận dự án: Phát triển khách hàng → Tìm hiểu tình hình và nhu cầu khách hàng → Đề xuất → Ký hợp đồng → Bắt đầu triển khai. Vòng lặp sản xuất (chạy hằng tháng sau khi ký hợp đồng): Chọn đề tài & lên kế hoạch → Kịch bản (chốt xong không sửa nữa) → Quay → Dựng → (Duyệt/khách yêu cầu sửa → trả về dựng lại) → Đăng bài → Chốt số liệu → Báo cáo tháng.

flowchart TD
    S1[Phát triển khách hàng] --> S2[Tìm hiểu tình hình và nhu cầu khách hàng]
    S2 --> S3[Đề xuất]
    S3 -->|Khách OK| S4[Ký hợp đồng]
    S4 --> B[Chọn đề tài & lên kế hoạch hằng tháng]
    B --> C[Kịch bản]
    C --> CC{Xác nhận kịch bản}
    CC -->|Chốt · không sửa nữa| D[Quay]
    D --> E[Dựng + phiên bản từng nền tảng]
    E --> F{Duyệt nội bộ<br/>Leo tự duyệt}
    F -->|Trả về dựng lại| E
    F -->|Đạt| G{Khách xác nhận bản hoàn chỉnh}
    G -->|Cần sửa · dựng lại| E
    G -->|OK| H[Đăng đa nền tảng]
    H --> I[60–90 phút đầu sau khi đăng<br/>tương tác tích cực · không xoá sửa]
    I --> J[Ngày mùng 5 mỗi tháng<br/>chốt số & điền dữ liệu]
    J --> K[Báo cáo tháng + KPI / thưởng]
    K --> L[Rà soát & tối ưu<br/>tìm ra công thức thắng]
    L -.tháng sau.-> B

💡 Ba nguyên tắc then chốt

① Xác nhận kịch bản là chốt: phải chốt trước khi quay, sau đó không sửa kịch bản. ② Chỉ sửa sau khi có bản hoàn chỉnh: duyệt hoặc khách muốn điều chỉnh → trả về dựng lại, không đụng vào kịch bản. ③ Hai mốc thời gian: 60–90 phút đầu sau khi đăng = điểm quyết định traffic (tương tác tích cực, đừng xoá sửa); ngày mùng 5 mỗi tháng = chốt số & điền dữ liệu, tính KPI/thưởng.

SOP theo vị trí công việc#

Mỗi vị trí: Trách nhiệm → Các bước làm việc → Sản phẩm đầu ra → Tiêu chuẩn chất lượng (checklist tự kiểm) → Thời hạn → Công cụ → Bàn giao. Tiến độ từng giai đoạn ghi ở tab "Tiến độ sản xuất" trong lịch của khách; kết quả hằng tháng điền về CRM; nhiệm vụ và deadline quản lý qua Calendar.

1. Lên kịch bản & kế hoạch#

Trách nhiệm: Dựa trên tông điệu của khách + xu hướng thuật toán nền tảng để chọn đề tài, viết ra kịch bản "quay được, giữ được người xem".

Các bước làm việc

  1. Chọn đề tài: Chọn đề tài từ định hướng hằng tháng của khách + trend gần đây (nhạc trending, chủ đề hot, kênh tham chiếu để học hỏi); trước tiên phải nghĩ rõ video này "cho ai xem, xem xong nhận được gì".
  2. Chốt hook trước: Viết 3 giây đầu — đặt vấn đề / nói kết quả trước / xung đột phản trực giác / tương phản thị giác (xem Nguyên tắc chung → Cấu trúc video).
  3. Viết kịch bản: Viết theo Hook → dẫn dắt → giá trị → CTA → Loop gồm lời thoại/voiceover + gợi ý phân cảnh + chữ trên màn hình; CTA dẫn dắt lưu / chia sẻ / bình luận (ví dụ: đặt câu hỏi để kéo bình luận).
  4. Tự kiểm lằn ranh đỏ (xem checklist bên dưới) rồi gửi duyệt.
  5. Xác nhận kịch bản → chốt: chốt trước khi quay, sau đó không sửa kịch bản nữa.

Sản phẩm đầu ra: File kịch bản (Google Sheets) — hook, lời thoại/voiceover, gợi ý phân cảnh, chữ trên màn hình, CTA, độ dài dự kiến.

Tiêu chuẩn chất lượng (tự kiểm trước khi nộp)

  • ☐ 3 giây đầu có hook rõ ràng — không vào chậm, không mở màn bằng logo
  • ☐ Độ dài phù hợp thể loại (video viral 11–18 giây / kể chuyện 21–34 giây / hướng dẫn ≤60 giây)
  • ☐ CTA là "lưu / chia sẻ / bình luận", không chỉ xin like
  • ☐ Không có từ lằn ranh đỏ: từ ngữ về công dụng chữa bệnh (chữa/trị dứt điểm/100%), từ tuyệt đối (số một/nhất), cam kết before/after (xem Chính sách quảng cáo TikTok, Pháp luật Việt Nam)
  • ☐ Không dính đề tài KTV/massage/quán bar, club/rượu bia; không dùng hình ảnh bác sĩ/áo blouse trắng
  • ☐ Cảm giác tiếng Việt bản địa (không phải dịch word-by-word từ tiếng Trung)

Thời hạn: Theo deadline kịch bản trên Calendar. Công cụ: Google Sheets. Bàn giao: Kịch bản đã chốt → khâu quay; ghi việc giao/xác nhận kịch bản vào tab "Tiến độ sản xuất" trong lịch đăng. Brief dựng do người lên kịch bản chấp bút (người nắm ý đồ sáng tạo), mở Calendar giao việc cho Editor.

2. Quay#

Trách nhiệm: Quay kịch bản đã chốt thành tư liệu đủ dùng, dựng được.

Các bước làm việc

  1. Chuẩn bị trước: Đọc phân cảnh kịch bản → lập danh sách quay (khung hình/địa điểm/đạo cụ/người xuất hiện/trang phục); có thắc mắc thì quay lại hỏi người lên kịch bản, không tự ý sửa kịch bản.
  2. Kiểm tra tại hiện trường: Ánh sáng (thuận sáng, tránh ngược sáng), thu âm (gần miệng, tránh tiếng ồn đường phố/điều hoà), phông nền sạch, khung hình không lọt logo thương hiệu khác.
  3. Quay: Mỗi khung hình quay dư 1–2 bản dự phòng; đầu và cuối mỗi đoạn chừa dư 2–3 giây cho khâu dựng; đọc lời bị vấp thì quay lại cả câu.
  4. Lưu trữ: Trong ngày upload lên Google Drive, đặt tên và xếp vào thư mục theo quy tắc (khách hàng / tháng / số thứ tự video).
  5. Ghi hoàn tất quay vào tab "Tiến độ sản xuất" trong lịch đăng.

Sản phẩm đầu ra: Tư liệu gốc (gồm cả khung hình dự phòng), đã lưu trữ và đặt tên.

Tiêu chuẩn chất lượng (tự kiểm trước khi kết thúc)

  • ☐ Dọc 9:16, từ 1080×1920 trở lên, khung hình ổn định
  • ☐ Chủ thể và hành động quan trọng nằm trong vùng an toàn (tránh dải nút bên phải / vùng caption dưới đáy)
  • ☐ Xem lại tại hiện trường để kiểm: âm thanh rõ, dùng được
  • ☐ Mọi khung hình trong kịch bản đều quay được + có bản dự phòng
  • ☐ Tư liệu lưu trữ trong ngày, không để trong điện thoại

Thời hạn: Chừa đủ thời gian dựng trước deadline bản hoàn chỉnh (hoàn tất quay không được sát giờ). Công cụ: DJI Pocket 3, quay dọc bằng điện thoại. Bàn giao: Link thư mục tư liệu + ghi chú khi quay (take tốt nhất, vị trí bản dự phòng, tình hình hiện trường) → bổ sung vào brief dựng; phần chính của brief do người lên kịch bản phụ trách (xem bước 1 của quy trình phối hợp dựng bên dưới).

3. Dựng#

Trách nhiệm: Dựng tư liệu thành bản hoàn chỉnh có retention cao; mọi chỉnh sửa đều xảy ra ở khâu này (ý kiến duyệt/khách → dựng lại, không đụng kịch bản).

Các bước làm việc

  1. Nhận việc (Brief trên Calendar: tư liệu, kịch bản, độ dài, deadline, quy cách bàn giao).
  2. Dựng thô Demo 1: bắt nhịp → lên phụ đề → ghép nhạc từ thư viện nhạc của nền tảng → xuất Demo + file phụ đề (srt/text).
  3. Sửa vòng 1 theo góp ý soát chữ (lỗi chính tả/cảm giác câu chữ/ngắt dòng/bản địa hoá).
  4. Sửa vòng 2 theo góp ý duyệt của team = bản hoàn thiện.
  5. Leo duyệt cuối → khách xác nhận (cần sửa thì quay về bước 4).
  6. Đóng file: xuất file gốc không watermark + bản phụ đề tiếng Trung phồn thể + thumbnail + srt.

Sản phẩm đầu ra: File gốc bản hoàn chỉnh, phiên bản từng nền tảng, bản tiếng Trung phồn thể, thumbnail, file phụ đề.

Tiêu chuẩn chất lượng (tự kiểm trước khi giao Demo)

  • ☐ 3 giây đầu vào thẳng hook; nhịp nhanh, cắt bỏ chỗ thừa; kết theo kiểu Loop
  • ☐ Phụ đề xuyên suốt: không lỗi chính tả, ngắt dòng tự nhiên, nằm trong vùng an toàn
  • ☐ Âm lượng bình thường, giọng người không bị nhạc lấn
  • ☐ Dùng nhạc từ thư viện nhạc của nền tảng (mỗi nền tảng dùng thư viện riêng)
  • ☐ Không có bất kỳ watermark nào, không logo bên thứ ba
  • ☐ 9:16, từ 1080p trở lên; thumbnail = frame đầu đã có hook

Thời hạn: Theo deadline bản hoàn chỉnh trên Calendar; chỉnh sửa nội bộ lấy nguyên tắc 2 vòng. Công cụ: CapCut (dựng & phụ đề), Canva (thumbnail/ảnh chữ). Bàn giao: Bản hoàn thiện → khâu vận hành account & đăng bài; ghi việc giao bản hoàn chỉnh + số giây của video vào tab "Tiến độ sản xuất" trong lịch đăng. Chi tiết phối hợp: Toàn bộ mười bước với Editor xem ở phần "Quy trình phối hợp dựng" cuối trang này.

4. Vận hành account / Đăng bài / Cộng đồng#

Trách nhiệm: Đăng bản hoàn chỉnh theo cách "dễ được đề xuất nhất", chăm sóc khung giờ vàng sau khi đăng và cộng đồng hằng ngày.

Các bước làm việc

  1. Nhận gói bản hoàn thiện: file gốc / bản tiếng Trung phồn thể / thumbnail / file phụ đề đủ hết rồi mới lên lịch.
  2. Viết caption đăng bài: tiếng Việt bản địa, đặt hook ở dòng đầu; hashtag 3–5 cái liên quan (cách phối hợp xem chuyên mục từng nền tảng); tiêu đề/caption các nền tảng đừng để giống hệt không sửa một chữ.
  3. Upload gốc trên từng nền tảng (mỗi nền tảng tự upload file gốc, tuyệt đối không dùng file tải về để đăng lại); cài sẵn ảnh bìa/frame đầu.
  4. Xếp khung giờ vàng: giờ Việt Nam 19:00–21:00 (khung phụ 11:00–13:00; thứ Ba/Năm/Sáu tốt, xem Chiến lược tăng reach tại Việt Nam).
  5. Túc trực 60–90 phút đầu sau khi đăng: trả lời bình luận nhanh, dẫn dắt lưu / chia sẻ / bình luận (tương tác tự nhiên, không bơm số); không xoá không sửa video đã đăng.
  6. Ghi ngày đăng + link từng nền tảng vào tab "Tiến độ sản xuất" trong lịch đăng.
  7. Hằng ngày: trả lời bình luận/tin nhắn (với account bán hàng, tốc độ phản hồi là tín hiệu cộng điểm); mỗi tháng xem một lần Account check và nguồn traffic (tỷ lệ FYP <5% nghi bị giảm reach → xem TikTok giảm điểm và giảm reach).

Tiêu chuẩn chất lượng

  • ☐ Upload gốc, không watermark
  • ☐ Caption và hashtag bản địa, tinh chỉnh riêng từng nền tảng
  • ☐ Đăng vào khung giờ vàng, có người túc trực 60 phút đầu sau khi đăng
  • ☐ Một account một thiết bị/IP; không tự like account nhà mình, các account khác nhau không đăng nội dung giống hệt
  • ☐ Sau khi đăng không xoá không sửa

Thời hạn: Đăng theo lịch sau khi khách xác nhận. Bàn giao: Thông tin đăng bài → khâu dữ liệu/báo cáo (chốt hằng tháng).

5. Dữ liệu / Báo cáo#

Trách nhiệm: Ngày mùng 5 mỗi tháng chốt kết quả, tính KPI/thưởng, biến dữ liệu thành "công thức thắng" cho tháng sau.

Các bước làm việc

  1. Ngày mùng 5 mỗi tháng: lấy từng video đăng trong tháng 4 con số — lượt xem chốt sổ, tương tác chốt sổ, tỷ lệ xem hết, số giây của video — điền về bảng theo dõi video trong CRM.
  2. Lấy 3 con số cấp account: số follower đầu tháng, follower tăng ròng, lượt xem Profile.
  3. Hệ thống tự động tính KPI và thưởng → kiểm tra chỗ điền thiếu (dữ liệu điền không đủ = không qua ngưỡng thưởng tối thiểu).
  4. Rà soát hằng tháng: điểm chung của video viral (đề tài/hook/độ dài/khung giờ), lý do video kém, tỷ lệ rớt người ở 3 giây đầu (>30% = hook yếu).
  5. Phản hồi kết luận về cho người lên kịch bản → đưa vào việc chọn đề tài tháng sau.

Sản phẩm đầu ra: Dữ liệu kết quả đầy đủ của tháng + trọng điểm rà soát (công thức thắng).

Tiêu chuẩn chất lượng

  • ☐ Hoàn tất ngay trong ngày mùng 5 mỗi tháng, không sót ô nào
  • ☐ Không chỉ giao con số, kèm insight "vậy tháng sau làm thế nào"

Thời hạn: Ngày mùng 5 mỗi tháng. Bàn giao: Kết luận rà soát → khâu chọn đề tài & lên kế hoạch tháng sau.

Duyệt nội bộ (Leo tự duyệt)

Sau khi giao bản hoàn chỉnh và trước khi khách xác nhận, Leo là người kiểm soát cuối cùng: chất lượng, tông điệu thương hiệu, lằn ranh đỏ pháp lý, hook và retention. Đạt mới gửi khách; trả về sửa thì tính vào số lần chỉnh sửa.

Quy trình phối hợp dựng (mười bước với Editor)#

Tương ứng đoạn "Dựng → Duyệt nội bộ → Khách xác nhận" trong quy trình chính. Nhiệm vụ và deadline nhất loạt quản lý qua Calendar, cả team đều thấy được tiến độ.

flowchart TD
    A["① Giao việc<br/>(Calendar + Brief đầy đủ)"] --> B["② Editor giao Demo 1<br/>+ file phụ đề srt/text"]
    B --> C["③ Góp ý soát chữ<br/>(gom một lần · ghi timecode)"]
    C --> D["④ Editor sửa · vòng 1"]
    D --> E["⑤ Góp ý duyệt của team"]
    E --> F["⑥ Editor hoàn thiện sửa · vòng 2"]
    F --> G{"⑦ Team xác nhận<br/>gồm Leo duyệt cuối"}
    G -->|Trả về sửa| F
    G -->|Đạt| H["⑧ Gửi khách xác nhận<br/>(link Google Drive)"]
    H -->|Cần sửa · tính vào số lần trong hợp đồng| F
    H -->|OK| I["⑨→⑩ Đóng file<br/>bản tiếng Trung phồn thể + thumbnail + thông báo kết thúc"]

Chi tiết mười bước#

# Bước Ai Trọng điểm
1 Giao việc (Calendar) Người lên kịch bản (chính) + người quay (bổ sung tư liệu) Brief đầy đủ giao một lần cho đủ: chủ đề, link kịch bản, trọng điểm hook, độ dài mục tiêu, tham chiếu phong cách, deadline, quy cách bàn giao (9:16, không watermark, phụ đề, kèm yêu cầu bản tiếng Trung phồn thể + thumbnail); người quay bổ sung thư mục tư liệu + ghi chú khi quay (take tốt nhất, vị trí bản dự phòng). Khi người lên kịch bản và người quay là một thì gộp lại tự nhiên
2 Demo 1 + file phụ đề Editor Bản dựng đầu tiên + file phụ đề srt/text
3 Góp ý soát chữ Team Lỗi chính tả, cảm giác câu chữ, ngắt dòng, bản địa hoá tiếng Việt (việt hóa); gom một lần, ghi timecode từng ý (ví dụ: 0:07 phụ đề sai chính tả)
4 Sửa · vòng 1 Editor Xử lý toàn bộ ý kiến ở bước 3
5 Góp ý duyệt của team Team Review tổng thể sau khi Demo sẵn sàng; cũng gom một lần
6 Hoàn thiện sửa · vòng 2 Editor Xử lý ý kiến của team, hoàn thiện
7 Team xác nhận bản hoàn thiện Team + Leo Gồm Leo duyệt cuối (chất lượng / tông điệu thương hiệu / lằn ranh đỏ pháp lý) — đạt mới ra tay
8 Gửi khách xác nhận Leo / người phụ trách Gửi duyệt bằng link Google Drive
9 Sửa theo ý khách (nếu có) Editor ⚠️ Tính vào số lần chỉnh sửa trong hợp đồng
10 Thông báo đóng file Team Báo Editor kết thúc: sao chép bản phụ đề tiếng Trung phồn thể + làm thumbnail

Kỷ luật phối hợp (giữ cho số vòng không mất kiểm soát)#

  • Brief đi trước: các yêu cầu như bản tiếng Trung phồn thể, thumbnail phải viết vào phần giao việc ngay ở bước 1, để Editor biết toàn bộ sản phẩm cần giao từ đầu.
  • Góp ý gom một lần: mỗi vòng gom hết mọi ý kiến rồi mới đưa, ghi timecode từng ý — đừng nhỏ giọt (chia lẻ ý kiến ra đưa từng đợt = đốt vòng chỉnh sửa một cách vô ích).
  • Chỉnh sửa nội bộ lấy nguyên tắc 2 vòng: quá 2 vòng phần lớn là do Brief chưa rõ → rà soát chất lượng giao việc, chứ không phải trách Editor.
  • SLA phản hồi (khuyến nghị, có thể điều chỉnh): team đưa góp ý trong vòng 24 giờ sau khi nhận Demo, không kẹt tiến độ của Editor.
  • Editor tự kiểm trước khi giao Demo: phụ đề không lỗi chính tả/ngắt dòng đúng, chữ quan trọng nằm trong vùng an toàn, âm lượng bình thường, không watermark, đúng quy cách 9:16.

Checklist sản phẩm bàn giao cuối cùng#

  • ☐ Video bản hoàn thiện (file gốc không watermark)
  • ☐ Bản phụ đề tiếng Trung phồn thể (duplicate)
  • ☐ Thumbnail
  • ☐ File phụ đề (srt/text)
  • ☐ Đóng nhiệm vụ trên Calendar, cập nhật tab "Tiến độ sản xuất" trong lịch đăng thành hoàn tất